Email Automation. Estrategias de automatización del mailing para captar clientes

Si estás trabajando acciones de Inobund Marketing o con Landing Page con Infoproductos para generar una mayor atracción y retención de visitas, seguro que en algún momento has leido sobre qué es el Email Automation.

Si bien en este post vamos hablar en detalle sobre cómo hacer Email Automation, te adelantaré con consiste en la automatización del envío de los mails para acelerar procesos de compra e influenciar decisiones de compra del usuario.

Si aún no sabes qué es el Email Automation te diré que es una forma de agilizar el proceso de envío de campañas de email marketing: el Email Automation, también llamado automatización de emails, es una estrategia que consiste en la programación de los envíos, ya sea para ahorrarte tiempo en un futuro o para automatizar el proceso de envío de mails en momentos concretos.

Planificar el envío de determinadas campañas de mailing -como puede ser un email de bienvenida o de agradecimiento por una compra- es muy necesario si quieres llevar a cabo una estrategia de email marketing potente y con la profesionalidad que se espera.

Hoy en este post quiero contarte cómo hacer esto y darte una serie de buenos consejos sobre Email Automation, comenzando por cómo organizar un plan de contacto a través de un funnel de ventas para saber qué Leads pueden llegar a conversiones para continuar hablando sobre la segmentación de tu lista de contactos, cuestión imprescindible para que los envíos lleguen al lugar correcto y que podrás gestionar cómodamente con una aplicación de email marketing.

¿Aún no sabes qué es Email Automation?.. Pues es una de las mejores formas de incrementar las ventas para tu tienda online o negocio en internet, pues te permitirá gnerar interacción, aportar valor e influenciar las decisiones de compra de tus usuarios.

¿Qué es Email Automation y por qué debo implementarlo en mi negocio?

Podemos dar una buena definición de Email Automation diciendo que consiste en la creación de una serie de campañas de mailing que se programan para que puedan ser enviadas de forma automatizada en momentos determinados y con objetivos concretos.

Generalmente, las campañas de Email Automation están planteadas con el objetivo de aumentar las ventas. Por eso, los envíos automatizados de mails se programan en momentos claves en los que se sabe que los Leads son más vulnerables a convertirse en clientes.

¿Pero cómo establecer un orden para contactar a tus usuarios y saber quién tiene más posibilidades de llegar a la conversión?

¿Hay alguna forma de optimizar el Email Automation para generar más conversiones?

Pues sí, filtrando a través de un funnel de ventas.

El funnel de ventas, clave antes de comenzar tus campañas de Email Automation

Veamos. Tienes una amplia lista de leads pero no tienes ni idea de cuáles de ellos podrían llegar a la compra. Es necesario que pasen algún tipo de filtro para que puedas enfocar tus campañas de Email Automation de manera más concreta y conseguir tus objetivos con mayor facilidad: el funnel de ventas o, en castellano, embudo de ventas.

Para que puedas comprender cómo funciona esta planificación, tendrás que imaginarte, precisamente, un embudo.

Por el lado más amplio podemos meter tantas cosas como el espacio nos permita, pero finalmente solo pasarán por el lado más estrecho las cosas que encajen. Igual que queremos hacer con nuestros clientes, quedarnos solamente con los que estén realmente interesados en llegar a la conversión.

Un filtro que consigue que nos quedemos nada más que lo que nos interesa.

Existen 5 etapas durante este proceso:

1. Lead/Contacto

La primera fase consiste en el encuentro entre el usuario y tu empresa, es decir, que una persona aporte sus datos para comenzar la interacción con tu marca. Puedes atraerlo con contenido, marketing o incluso atraer clientes desde las redes sociales…

Será lo primero que entre en el embudo.

2. Prospecto

Aquí ya contamos con información sobre los usuarios, por lo que podemos comenzar a clasificar a todos aquellos que entraron en la primera fase y cualificarlos antes de automatizar el envío de mails.

Para ello, debemos valorar si son usuarios potencialmente interesantes para nuestro negocio o no y así ir apartando a los que no encajan con lo que nosotros ofrecemos. Dedicarle la suficiente atención a esta fase nos ayudará a facilitar el proceso más adelante.

3. Oportunidad

El posible cliente ha mostrado su interés por algo de lo que ofrecemos, ya sea un producto, servicio, promoción… Ha decidido ponerse en contacto con nosotros para tener más información y está tentado a entrar en la parte más estrecha del embudo.

Esta disposición puede venir dada por el usuario de manera voluntaria o puede ser una respuesta a una oferta ofrecido por la empresa.

4. Cualificación

Estamos muy cerca del final por lo que ya conocemos un poco a nuestro lead y sabemos qué le interesa y qué podemos ofrecerle nosotros.

Según los movimientos del usuario podrás sacar tus propias conclusiones sobre qué es lo más adecuado que puedes darle. También podrás preguntar directamente, con campañas de email marketing que contengan encuestas, llamadas telefónicas, formularios de intereses…

5. Cierre

La parte más estrecha del embudo y última fase en el proceso. Esta tendrá lugar cuando el cliente nos de el sí a nuestra oferta, propuesta o servicio.

Se adapta a sus necesidades y puede permitírselo por lo que pasará de lead a conversión. Si has llegado hasta aquí, ¡lo has conseguido!

La segmentación de contactos, imprescindible para la Automatización del Mailing

Una vez entendido el plan de funnel de ventas por el que tienes que dirigir a tus clientes para lograr esa conversión, vamos a hablarte de otro proceso que tiene que ser complementario para que una estrategia de Email Automation funcione con éxito.

¿Lo adivinas?.. Hablamos del lead nurturing.

¿Más términos nuevos? ¿Y qué es el Lead Nururing?

El Lead Nurturing se basa en el procedimiento a seguir para contactar con leads generando contenidos pensados para ellos con la intención de incentivar la conversión.

Es decir, agrupar a tus suscriptores de tal manera que puedas enviar a cada uno de ellos la información correcta, en el momento correcto, consiguiendo mantener una comunicación personalizada con muchos de los clientes a la vez.

Se corresponde con la segunda fase del Funnel de Ventas, el prospecto, en la que tú puedes orientar el contenido de tu web o tus campañas de mails automatizadas para que se adapten al target y ejerzan una mayor influencia en su decisión final.

Para llevarlo a cabo es necesario que tengas totalmente fijados tus objetivos y así conseguir una segmentación correcta y apropiada de tu agenda de contactos.

El éxito de tu campaña de email marketing automatizado dependerá en gran parte de esta selección.

No existe ninguna norma universal que funcione en la manera que tengas de clasificar a tus suscriptores ya que cada marca tendrá que adaptarse a sus necesidades y público.

Tendrás que estudiar y analizar tu target para encontrar las divisiones correctas y que a la hora de programar tus campañas de Email Automation, te reporte verdaderos beneficios.

Con una aplicación de email marketing que te muestre estadísticas con los resultados de tus estrategias de Email Automation podrás encaminar los comportamientos de tus clientes hacia lo que ellos buscan y así clasificarlos de manera acertada.

Lo que sí podemos hacer es una segmentación general que suele funcionar sin tener que ponernos muy específicos con los objetivos:

Segmentación necesaria para la automatización del mailing

Es la que se realiza sobre todo por cuestiones lógicas, ya que puede haber grupos que no sean para nada compatibles.

Aquí entraría la separación por localización, idioma, edad…

Por ejemplo, si te manejas en el mercado internacional, no puedes mandarle la misma campaña a alguien que habla inglés que a alguien que habla castellano. Igualmente, si quieres ofrecer una promoción presencial y tienes una tienda física, será poco probable que esta funcione con alguien que no resida en ese lugar.

En este caso, todas las estrategias de Email Automation deberán estar personalizadas en función de los parámetros o segmentos más relevantes para tu actividad o negocio.

Segmentación promocional

A la hora de diseñar tus estrategias de Email Automation, las ofertas pueden jugar muy a tu favor porque pueden ser totalmente flexibles y adaptables y te pueden ayudar a generar más prospectos y más ventas.

Por esta razón, es una buena opción que decidas que no quieres ofrecer exactamente las mismas ventajas a toda tu agenda de contactos. Tienes que decidir los grupos según tus opciones de venta, cupones de descuento, ofertas que sí o sí solo van a interesarle a ciertos clientes…

Segmentación funcional

Este tipo de separación obedece a cuestiones más personales. No todos tus clientes son iguales, algunos llevan mucho más tiempo contigo, otros acaban de llegar.

Si tu intención es fomentar la fidelización mediante tus estrategias de Email Automation, agradecer a los que siempre confían en tu empresa, crear conciencia de marca y otros aspectos serán una de las bases de tus secuencias de mails.… Tendrás que escoger premeditadamente a quién le vas a comunicar cada cosa.

Este tipo de separación de contactos suele ser el resultado de una comunicación mucho más directa entre marca y cliente, con mensajes adaptados a sus perfiles concretos.

¿Qué tipos de campañas de Email Automation puedo hacer?

Ahora que ya tienes las bases para poder llegar a una hacer una campaña de Email Automation o mailing automatizado, es momento de explicarte qué tipo de envíos puedes diseñar que se englobarán dentro de una estrategia de este tipo.

Siguiendo las técnicas del lead nurturing, la estrategia de comunicación irá cambiando desde las primeras tomas de contacto, evolucionando a campañas dirigidas a conocer a tu público, para finalmente programar mailings automatizados y enfocados únicamente a conseguir conversiones, fidelizar al cliente, o hacer que regrese a tu marca.

Campañas de bienvenida y presentación para ir tomando contacto

Las primeras campañas de mails que envíes a tus suscriptores deben crear una buena primera impresión, todavía estamos en las primeras fases del funnel, estableciendo el contacto, por lo que es importante transmitir que han tomado una buena decisión escogiendo tu marca.

Una estrategia de Email Automation bien diseñada resulta perfecta para esto, porque puedes programar que en cuanto alguien se suscriba, reciba ese email de bienvenida.

El contacto tendrá la oportunidad de comenzar a conocer tu empresa con estas campañas y así dar inicio a la relación.

¿Quienes una buena recomendación para tus estrategias de Email Automation?

No abrumes a los leads con muchas campañas ni envíos de mails al principio o podrás causar el efecto contrario y que decidan pulsar el botón para darse de baja.

Campañas y estrategias de Email Automation para conocer mejor a tu agenda y agruparla correctamente

Uno de los puntos imprescindibles para tus estrategias de Email Automation es seleccionar los momentos precisos para enviar las campañas, adaptándolas a cada perfil.

Para que el contenido sea justo el que ellos necesitan, debes conocerles y registrar los datos que consigas para después segmentar los grupos.

Hay campañas que se diseñan con el fin de averiguar qué opciones prefieren cada uno de los usuarios que acceden al mail.

Si prefieren un producto u otro, si clica más sobre contenidos informativos o promocionales, si solo le interesan las ofertas…

Campañas para atraer clientes con promociones y ofertas

Una vez que tengas algunos datos sobre tus usuarios, la comunicación a través de tu email marketing debe ser completamente personalizada, ya que es uno de los más notorios beneficios del Email Automation.

Puedes escoger un grupo de suscriptores con unas cualidades concretas para enviarles una promoción especial, o algo que sepas con seguridad que les va a gustar después de analizar sus movimientos en otras campañas.

También es una opción muy recurrente enviar campañas de mails automatizadas el día del cumpleaños de tu cliente, el día del aniversario de tu empresa…

Si ya han realizado una compra antes, puedes sugerir productos que se complementen o que creas que también podrían gustarle teniendo su pedido como referencia.

Campañas de mails de agradecimiento y valoración por una compra

Tus usuarios valorarán el detalle de que les agradezcas que hayan realizado una compra.

Si además, utilizas este email para pedirles que valoren el servicio de tu marca o te envíen alguna sugerencia o crítica para mejorar, podrás guardar esta información para gestionar mejor tus estrategias o aplicarlo a futuras campañas.

Para fomentar la fidelización, incluso puedes incluir descuentos, envíos gratis en la próxima compra… Recuerda que cualquier estrategia de Email Automation pretende aprovechar el momento oportuno para intentar generar conversiones, hay que pensar también en las que podrían ser futuras compras.

Beneficios del Email Automation para tu empresa

Como ocurre con cualquier campaña, a la hora de diseñar estrategias de Email Automation también es necesario, probar, experimentar y comprobar la efectividad que esta tenga sobre nuestros objetivos.

Si hacemos un pequeño resumen de lo expuesto, podemos quedarnos con que una estrategia de Email Automation precisa principalmente, de tres puntos.

• Un funnel de ventas, es decir, una especie de filtro para saber cuáles de todos los usuarios que te rodean muestran un interés real por tu marca y definitivamente llegarían a la conversión.

• Seguir un proceso de lead nurturing, separando adecuadamente tu lista de contactos para poder enviar información diferente y adaptada a cada uno de los grupos y así poder acertar con ellos con mayor probabilidad.

• Por último, escoger a qué tipo de campañas vas a aplicar tus estrategias de Email Automation. Plantéate qué momentos te parecen importantes para ponerte en contacto con tus suscriptores, analízalo conjuntamente a los datos y estadísticas que tengas de tu público y el resultado será que tus emails automatizados llegarán en el momento justo y preciso a ese buzón de entrada.

Pero hay otro elemento que también resulta esencial a la hora de hacer campañas de Email Automation y es contar con una herramienta de email marketing que te permita programar los envíos de manera sencilla, organizada y efectiva.

Esto también será muy útil a la hora de organizar los contactos, permitiéndo que te centres casi únicamente en generar un contenido que esté a la altura, tanto de tu empresa como de tus clientes.

¿Qué te ha parecido el post? ¿Ya sabes qué es Email Automation y estás dispuesto a empezar a probar esta técnica de email márketing?..

Pues ánimo.. ¡Ahora toca probarlo!… Y para cualquier duda, estoy a tu disposición …

Javiera Cortes

Estudié periodismo como sueño de infancia y después de probar la televisión y la prensa, decidí cambiar mi rumbo hacia lo que de verdad me apasiona: la creatividad. Actualmente estudio en Brother Barcelona, una escuela de creativos y directores de arte y trabajo como content manager junior en Mailify España. Adoro escribir y las redes sociales y sobre todo, me gusta observar el mundo para darle un enfoque diferente